Fastställd av ledningsgruppen 2018-11-14
1. Bakgrund
I den verksamhet som Uppsala Fastighetstjänst AB (”Bolaget”) bedriver behandlas diverse personuppgifter. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett korrekt sätt som inte riskerar att göra intrång i den personliga integriteten hos den vars personuppgifter behandlas. Uppsala Fastighetstjänst ska i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga som behandlar personuppgifter för Uppsala Fastighetstjänsts räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs för behandling av sådana uppgifter.
Denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av Bolaget i egenskap av personuppgiftsansvarig samt personuppgiftsbiträde, oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör. Syftet med Policyn är att tillhandahålla de registrerade viktig information om Bolagets personuppgiftshantering, öka kunskapen inom Bolaget avseende innehållet i Europaparlamentets och Rådets Förordning 2016/679 av den 27 april 2016 (”Dataförordningen”) och säkerställa att Bolaget uppfyller sina skyldigheter enligt Dataskyddsförordningen.
2. Vad, varför och hur länge behandlar vi?
2.1 Allmänt
Bolaget samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden och funktioner som listas nedan.
I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis BRF:er, privatpersoner, anställda eller leverantörer. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade.
Nedan finner du de områden inom vilka Bolaget behandlar personuppgifter. I anslutning till respektive område anges även ändamålen och den lagliga grunden för behandlingen, vilka som mottar uppgifterna samt lagringsperiod mm.
2.2 Anställda
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, personnummer, telefonnummer, bankuppgifter, underlag för ersättning och förmåner, adress, information om närstående, kvalifikationer, erfarenhet och utveckling, frånvaro, sjukdom och eventuell rehabilitering. De som kan komma i kontakt med uppgifterna är chefer, ekonomiavdelning, externa aktörer som administrerar löner och andra förmåner mm och myndigheter när så krävs.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Den anställdes personuppgifter krävs bland annat för följande ändamål: löneutbetalning, lönerevision och andra ersättningar och förmåner, allmän personaladministration, tillhandahålla personalkläder, tidrapportering, avvikelserapportering, styrelsearvoden, upprätthålla beredskap- och katastrofplanering, kontakta anhöriga i samband med tillbud/olyckor rörande den anställde, tillhandahålla företagshälsovård, semester, administration av anställningsförmåner (inklusive pensioner), upprätthållande av sjukdoms- och frånvarodokumentation för beräkning av sjuklön och deltagande i rehabiliteringsutredningar i enlighet med arbetsmiljölagen, beslut om lämpligheten för visst arbete, möjliggöra utvärdering och granskning av prestationer (inklusive information om prestationsförmåga och annan bedömningsinformation och utvecklingssamtal med den anställde) och också för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter ( inklusive, men inte begränsat till, inkomstskatt och socialförsäkringslagstiftning och alla relevant arbetsrättslig lagstiftning, såsom för att uppfylla de turordningsbestämmelser som gäller vid uppsägning eller för att utfärda arbetsgivarintyg).
Därutöver behandlas uppgifter om lön för statistiska ändamål avsedda för Statistiska Centralbyrån.
Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
Bolagets anställdas personuppgifter inhämtas och behandlas för att fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal, för ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal eller med stöd av en intresseavvägning.
Hur länge lagras uppgifterna?
Bolaget lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Bolaget genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. När en anställning upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara den f.d. anställdes personuppgifter. Detta inkluderar den anställdes e-postkonto och uppgifter om den anställde på Bolagets webbplats. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter anställningens upphörande.
Från detta finns dock viktiga undantag. För att uppfylla sina åtaganden i enlighet med arbetsrättslig, skatterättslig och socialförsäkringsrättslig lagstiftning behöver Bolaget spara vissa uppgifter om den anställde även under en period efter anställningens upphörande. Exempelvis måste uppgifter sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning eller bokföring, åligganden rörande den anställdes företrädesrätt till återanställning i lag (1982:80) om anställningsskydd samt för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Bolaget. Det krävs ibland också att uppgifter bevaras för utbetalning av exempelvis pension eller avgångsvederlag. I dessa undantagsfall lagras uppgifter i 2 år, 7 år (rörande bokföring, beskattning etc.) eller 10 år (viss preskription). För vissa pensionsåtaganden måste uppgifter lagras betydligt längre än så.
Vi kan även komma att behandla uppgifter i samband med medarbetarundersökningar. Sådana undersökningar genomförs för att Bolaget ska kunna identifiera brister och därefter kunna arbeta med och säkerställa en bättre arbetsmiljö.
Vissa av de personuppgifter Bolaget behandlar till följd av anställningen kan utgöra känsliga uppgifter. Häribland kan nämnas sjukdomstillstånd eller facklig tillhörighet. Se mer om Bolagets hantering av känsliga uppgifter nedan.
2.3 Rekrytering
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
Personuppgifter som behandlas av Bolaget är bland annat namn, födelsedatum, adress, information om erfarenhet och färdigheter, eventuellt fotografi m.m.
De som kan komma i kontakt med uppgifterna är huvudsakligen HR-ansvarig och chefer.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
För att Bolaget ska kunna hantera ansökningar, intervjuer och beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande samlar vi in och behandlar personuppgifter. Vi kan även komma att spara personuppgifterna i vår kandidatdatabas i syfte att kontakta den sökande vid framtida rekryteringar.
Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
För att Bolaget ska kunna hantera ansökningar som de registrerade skickat in, genomföra intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande måste Bolaget behandla vissa personuppgifter. Grunden för denna behandling är intresseavvägning, alternativt för att fullgöra eller ingå avtal. När vi sparar personuppgifter för framtida rekryteringar i vår kandidatdatabas inhämtas samtycke.
Hur länge lagras personuppgifterna?
Bolaget lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Bolaget genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Bolaget kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Bolaget. Lagringsperioden är för dessa fall 2 år. Vi kan också komma att spara ansökningar från kandidater som är intressanta för framtida rekryteringar i vår kandidatbas. I sådana fall sparas uppgifterna i maximalt 2 år. Kandidaterna ges dock alltid möjlighet att motsätta sig sådan framtida kontakt.
2.4 Kunder och leverantörer
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
Bolaget behandlar personuppgifter avseende företrädare för kunder och leverantörer som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, personnummer, telefonnummer, e-post, adress, ekonomisk information och yrkestitel.
De som kan komma i kontakt med uppgifterna är huvudsakligen Bolagets chefer, ekonomi-, och IT-avdelning.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Bolaget behandlar personuppgifterna för att generellt kunna administrera avtal, hantera fakturor och för att kunna ställa frågor till kunden eller leverantörer som Bolaget kan ha avseende de varor eller tjänster som Bolaget köper, ev kontakt med myndigheter.
Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
För att kunna ingå och fullgöra avtal med kunder och leverantörer behandla Bolaget personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för kunderna och leverantörerna. Vissa personuppgifter kan också behandlas med stöd av en intresseavvägning eller på grund av att Bolaget har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.
Hur länge lagras personuppgifterna?
Bolaget lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Bolaget genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs efter det att avtalsrelationen upphört. Bolaget kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att avtalsrelationen upphört, bland annat för att administrera eventuella garantier och reklamationsfrister, hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Bolaget, för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende beskattning och bokföring eller för att marknadsföra tjänster och skicka erbjudanden som Bolaget tror kan vara av intresse för våra f.d. kunder. Undantagsvis sparas därför personuppgifter i 2 eller upp till 10 år från avtalsförhållandets upphörande eller tills att personen invänt mot direktmarknadsföring.
Personuppgifter avseende potentiella kunder eller kundföreträdare för potentiella för potentiella kundbolag tas bort när dialogen med kunden upphört, under förutsättning att ingen kundrelation inletts, eller direkt som kunden eller kundföreträdaren invänder mot direktmarknadsföring.
2.5 Särskilt om känsliga uppgifter
Med känsliga uppgifter avses i Policyn sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.
Bolaget kan behöva behandla känsliga personuppgifter inom ramen för anställningen.
Bolaget behandlar aldrig känsliga uppgifter utan samtycke från den registrerade eller utan att det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 Dataskyddsförordningen, exempelvis för att fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd eller när behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller annans grundläggande intressen, när registrerad är fysisk eller rättsligt förhindrad att ge samtycke, i vissa fall inom ramen för facklig verksamhet, om uppgifterna redan offentliggjorts av den registrerade, om det är nödvändigt med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, om det är nödvändigt av skäl som hör samman med bland annat bedömning av arbetstagares arbetskapacitet eller tillhandahållande av hälso- och sjukvård eller om det är nödvändigt med hänsyn till statistiska ändamål.
Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar Bolaget alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för flera personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller såväl när Bolaget agerar personuppgiftsansvarig som personuppgiftsbiträde.
3. Hur behandlar vi personuppgifter?
3.1 Allmänt
När Bolaget samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Bolaget bedömer det nödvändigt. Bolaget ska genomgående behandla personuppgifter på ett som undviker arr kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Bolaget mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder. Bolaget kan behandla personuppgifter antingen genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning eller på uppdrag av andra bolag. Bolaget kan därmed agera dels som personuppgiftsansvarig men även som personuppgiftsbiträde. I vissa fall är Bolaget gemensamt personuppgiftsansvarig med annan aktör.
I flera fall när vi in personuppgifter gör vi det, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med en anställd eller kund. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade. Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne kontakta Bolaget (se nedan under Kontaktuppgifter), så kan vi ge den registrerade ytterligare information.
3.2 Utlämning av uppgifter till extern part
Bolaget kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där vi har en rättslig att göra så). För att i varje sådant fall säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt har Bolaget som rutin att upprätta avtal (biträdesavtal och dylikt) med varje extern part som behandlar personuppgifter för Bolagets räkning. I sådana avtal anges alltid föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade samt våra skyldigheter och rättigheter som personuppgiftsansvarig. Vidare ger Bolaget alltid dokumenterade instruktioner till personuppgiftsbiträdet som personuppgiftsbiträdet är skyldig att följa.
3.3 Rollen som personuppgiftsbiträde
I de fall där Bolaget är personuppgiftsbiträde ska Bolaget ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig. Det är personuppgiftsansvarig som bestämmer exempelvis ändamål, behandling och lagringstider för personuppgifterna. När Bolaget är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner. Om Bolaget är osäker på instruktionernas innebörd eller ansvarets omfattning har Bolaget som rutin att efterfråga förtydligande från personuppgiftsansvarig.
Bolaget ser alltid till att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder och att tillgång till personuppgifterna enbart ges till en begränsad krets inom Bolagets verksamhet som verkligen behöver ha tillgång till dem i sitt arbete.
Som framgår i efterföljande kapitel har den registrerade rätt till, bland annat, tillgång och rättelse av personuppgifter. I sådana fall rekommenderas den registrerade att i första hand ta kontakt med lämplig kontaktperson hos den personuppgiftsansvarige och först i andra hand kontakta Bolaget, se kontaktuppgifter i Kapitel 5 nedan.
4. Den registrerades rättigheter
4.1 Rätt till tillgång
Den registrerade har rätt att vända sig till Bolaget i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära till de personuppgifter som Bolaget behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.
Bolaget ska i egenskap av personuppgiftsansvarige förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Bolaget komma att ta ut en administrationsavgift.
4.2 Rätt till rättelse, radering eller begränsning
Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om den registrerade anser att Bolaget behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.
Den registrerade har även rätt få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats. Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Bolaget i egenskap av personuppgifterna om den registrerades begäran.
4.3 Rätt att invända
Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enl Dataskyddsförordningen.
Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.
4.4 Rätt till dataportabilitet
Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det:
- är tekniskt möjligt och
- den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.
4.5 Rätt att återkalla samtycke
Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.
4.6 Rättigheter vid automatiska beslut
Den registrerade har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering och som kan få rättsliga följder eller motsvarande för den registrerade. Detta gäller dock inte
- om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med den registrerade
- om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning eller
- om den lagliga grunden utgörs av den registrerades samtycke.
4.7 Rätt att inge klagomål till Datainspektionen
Den registrerades har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen med nedan kontaktuppgifter.
- Telefonnummer: 08-657 61 00
- e-post: datainspektionen@datainspektionen.se
5. Vid frågor om Policyn
Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Bolaget enligt nedan.
- Daniel Eriksson 070-688 66 49
- daniel.eriksson@uftab.se
6. Ändringen av policyn
Bolaget förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera Policyn. Vid materiella ändringar i Policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i Policyn, kommer Bolaget att informera om detta på lämpligt sätt.
